Jak powinna wyglądać obsługa korespondencji firmowej?

Jeśli w Twojej firmie każdego dnia przewija się mnóstwo listów, to pewnie potrzebujesz porady, jak odpowiednio zarządzać korespondencją. Warto wiedzieć co jest istotne, a co nie, szczególnie wtedy, gdy masz do czynienia więcej niż z jednym rodzajem poczty. Obsługa korespondencji może być naprawdę trudna. Dlatego tak ważne jest, aby zajmowała się tym osoba, na której można polegać. Jednak zadania te nie są niemożliwe, ale bycie zorganizowanym i posiadanie prawidłowych informacji na pewno wskaże Ci właściwy kierunek.

Czego unikać?

poczta e-mail

Obsługa korespondencji wiąże się m.in. z jej sortowaniem. Najgorsze, co może się wtedy trafić to niechciane listy, które zostały wysłane pod zły adres. Procedury związane z ich odsyłaniem zabierają tylko nasz cenny czas. Możesz również otrzymywać pocztę od firmy, która nie jest istotna dla Twojej działalności. Zamiast tylko usuwać, poświęć czas na wypisanie z listy mailingowej. W ten sposób znacznie ograniczysz niechcianą korespondencję i zaoszczędzisz czas.

Jak oszczędzić czas?

Teraz przechodzimy do korespondencji, która ma znaczenie dla naszego biznesu, zaczynając od zaproszeń na spotkania. Jeśli wiesz, że Twój menadżer będzie w nim uczestniczyć, koniecznie zarezerwuj termin i dodaj go do kalendarza. Jeśli nie jesteś pewien, sprawdź najpierw, czy musi on wziąć udział w tym spotkaniu, a jeśli tak, to czy musi stawić się osobiście, czy może ktoś go reprezentować. Znajdź również odpowiedzi na pytania: Jak długo potrwa spotkanie? Czy należy zapoznać się ze szczegółami, które zostaną omówione podczas spotkania? Ponadto, kto będzie obecny?

Do Twoich obowiązków należy także przygotowanie szablonu, w którym podziękujesz nadawcy za zaproszenie i jednocześnie przeprosisz oraz usprawiedliwisz nieobecność szefa podczas spotkania. Albo taki, w którym podziękujesz za zaproszenie i potwierdzisz obecność swojego pracodawcy. Po czasie z pewnością zauważysz, że dzięki posiadaniu gotowych szablonów i wykorzystywaniu ich cała obsługa korespondencji przebiega dużo sprawniej. Wszystko, co tak naprawdę musisz zarobić to skopiować, wkleić i dodać odpowiednie nazwy. Szablony powinny być krótkie, uprzejme i rzeczowe. Trzymaj je w łatwo dostępnych miejscach.

Warto również przygotować sobie kolejne szablony, które powinny informować odbiorcę o tym, jak długa będzie nieobecność szefa (np. z powodu wyjazdu) oraz zapewniać o tym, że zajmie się on sprawą po powrocie. Należy podać także, że jeśli to konieczne, to sprawą może zająć się któryś z pracowników. Na koniec podpisz się imieniem i nazwiskiem oraz danymi kontaktowymi. Ułatwi to kontakt klientowi, który będzie potrzebował pomocy. Taka obsługa korespondencji jest wysoce profesjonalna i proaktywna.

Bezpieczeństwo, a obsługa korespondencji

Wypracuj system wraz z przełożonym w zakresie spraw, które muszą zostać załatwione osobiście i nie zastąpi ich dyskusja przez pocztę elektroniczną, czy też tradycyjną. Może to polegać na utworzeniu osobnego folderu. Tak czy inaczej, proces ten musi być bezpieczny w razie awarii, aby nic nie prześlizgnęło się przez sieć.

Nawet jeśli Twój pracodawca dał Ci wolną rękę, co do firmowej korespondencji, zawsze trzymaj się pewnych zasad i bądź ostrożny. Przez przypadek możesz usunąć lub przenieść ważne wiadomości, zarówno listy, jak i wiadomości e-mail. Niezależnie od procedury, prowadzenie rejestru wykonanych zadań jest dobrą praktyką.

Pamiętaj także, aby każdego dnia zarezerwować 5 lub 10 minut każdego na przeglądnięcie całej korespondencji. Dzięki temu regularnie będziesz pozbywał się rzeczy już nieistotnych. Nie zapominaj o organizacji i aktualizacji folderów.


źródła:
https://www.docufield.com/